RESERVAS.

Este subdepartamento de Recepción debe hacer su tarea conociendo perfectamente la oferta del hotel, fuentes y sistemas de reservas, control de disponibilidad, archivos y tener dominio de los contratos, etc.

RESERVA:

Es un acuerdo verbal o escrito entre el hotel y el PAX.
El hotel se compromete a prestar alojamiento y servicios para una fecha determinada y por un período establecido.
El huésped se compromete a pagar por el servicio lo que corresponda.

Las reservas pueden llegar personalmente, por carta, fax, telegrama, telex, teléfono, correo electrónico, Internet.

Las RESERVAS pueden ser:

-DETERMINADAS: se le da Nº de habitación al PAX ó este solicita tal habitación. Como desventaja le quita movilidad al planning.

- INDETERMINDAD: es según el tipo de habitación solicitada (twin, matrimonial, etc.), Este tipo utiliza el planning numérico.

FORMAS DE RESERVAS:
- DIRECTA: El PAX reserva directamente con el hotel sin intermediarios.
- INDIRECTA: interviene un intermediario ( ej. Agencia de viaje).

TIPOS DE RESERVAS:
- GARANTIZADAS: el PAX realiza un deposito o seña (puede ser directa o indirecta) y se le da una fecha limite para realizarla.
- NO GARANTIZADA: es cuando la reserva es provisoria. Cuando el PAX no da seña se le da una hora límite de llegada.
- DE GRUPOS: Son varias habitaciones reservadas para una misma fecha, por una misma persona o empresa.
- DENEGADAS: es cuando no se puede aceptar una reserva. Se le dan las disculpas al PAX y se le recomienda un hotel que tenga las condiciones que piden pero que no sea mejor que el nuestro (picardía para no perder cliente).
- CANCELADA: por el cliente o por el hotel (este último debe dar una solución de inmediato).

CAMBIO DE RESERVACION: por cambio de fecha o de habitación (hay que consultar el planning para verificar la disponibilidad)

LISTA DE RESERVA: hay que darle al PAX una fecha prudencial para contestar si vamos a tener habitaciones disponibles o no.

FUNCIONES

• Atender a las personas que llegan a la oficina.

• Recibir solicitudes de reservaciones, cambios y cancelaciones.

• Contestar las llamadas telefónica

• Solicitar depósitos

• Llenar formas impresas.

• Actualizar la hoja de control de ocupación y libretas.